Resultatet viser om bedriften tjener penger. Kontantstrømmen viser om den har penger. Kundene betaler etter fakturaen, mens lønn, materialer og mva betales før. Derfor kan en lønnsom bedrift gå tom for penger, særlig når den vokser eller tar store jobber.
Regnskapet kan altså vise overskudd og ordreboka være full, mens kontoen er tom den dagen lønna skal ut. Under følger vi én stor jobb fra kontrakt til betaling, krone for krone, så du ser nøyaktig hvor det skjer.
Hva er forskjellen på resultat og kontantstrøm?
Resultatet svarer på: tjente vi penger? En inntekt føres når jobben er gjort og fakturert. En kostnad føres når du har fått varen eller tjenesten. Når pengene faktisk flytter seg, spiller ingen rolle for resultatet. Det kalles periodisering, og vi har forklart det nærmere i Hva er periodisering.
Kontantstrømmen svarer på: har vi penger nå? Den teller bare kroner som går inn og ut av konto, på dagen de gjør det.
Over et helt år blir de to ofte nesten like. Innenfor året kan de sprike kraftig, av tre grunner:
- Kunden betaler etter at du har fakturert. Med 60 dagers frist går det to måneder fra inntekten står i regnskapet til pengene står på konto.
- Du betaler før kunden betaler deg. Lønn, materialer og underleverandører må betales mens jobben pågår.
- Mva følger fakturaen, ikke betalingen. Du skylder staten mva av fakturaen fra du sender den, også om kunden ikke har betalt.
Hver for seg er dette håndterbart. Samlet, på én stor jobb, kan det bli farlig.
Eksempel: den store jobben
En rørleggerbedrift med åtte ansatte har 400 000 kr på konto. Driften går jevnt: det som kommer inn fra kundene hver måned, går omtrent ut igjen til lønn, materialer og avgifter.
I februar vinner bedriften et stambytte i et borettslag. Kontrakten er på 1 000 000 kr pluss mva. Jobben gjøres i mars og april, og borettslaget betaler 60 dager etter faktura, noe som er vanlig for borettslag og boligselskaper.
Jobben koster dette:
- Lønn til montørene på jobben: 175 000 kr i måneden i to måneder, utbetalt den 15.
- Materialer: 300 000 kr pluss mva, levert 10. mars og betalt 30 dager senere
- Underentreprenør for flis og membran: 200 000 kr pluss mva, fakturert når jobben er ferdig og betalt 30 dager senere
En god jobb. For å gjøre eksempelet lett å følge ser vi bare på pengene som gjelder denne jobben, og later som resten av driften går i null.
Slik går pengene
| Dato | Hva skjer | Inn eller ut | På konto |
|---|---|---|---|
| 1. mars | Utgangspunkt | 400 000 | |
| 15. mars | Lønn til montørene | −175 000 | 225 000 |
| 10. april | Materialene betales, med mva | −375 000 | −150 000 |
| 15. april | Lønn til montørene | −175 000 | −325 000 |
| 30. april | Jobben er ferdig og fakturert | 0 | −325 000 |
| 30. mai | Underentreprenør betales, med mva | −250 000 | −575 000 |
| 10. juni | Mva for mars og april | −125 000 | −700 000 |
| 29. juni | Borettslaget betaler, med mva | +1 250 000 | 550 000 |
30. april skilles regnskapet og kontoen. Jobben er ferdig, fakturaen er sendt, og regnskapet viser 150 000 kr i overskudd. Kontoen står i minus 325 000 kr. Begge tallene er riktige, de måler bare forskjellige ting.
Det er her mange eiere puster ut. Jobben er levert, kunden er fornøyd, og regnskapet sier at det gikk bra. Men det verste kommer etterpå.
Mai og juni er verst. Nå kommer regningene for en jobb som allerede er ferdig. Underentreprenøren skal ha betalt, og 10. juni forfaller mva for mars og april. Mva-en er 25 prosent av fakturaen, minus mva-en du selv har betalt på materialer og underentreprenør:
Bedriften betaler altså 125 000 kr til staten for en faktura borettslaget ikke har betalt ennå.
29. juni er alt i orden igjen. Borettslaget betaler, og kontoen ender på 550 000 kr: de 400 000 vi startet med, pluss overskuddet på 150 000.
Så hva var problemet? Jobben ga 150 000 kr i overskudd, men bedriften måtte legge ut 1,1 millioner kroner i nesten tre måneder: 400 000 kr av egne penger og 700 000 kr i kreditt. Kontoen gikk fra 400 000 kr til minus 700 000 kr. Uten en kassekreditt på minst 700 000 kr hadde bedriften ikke klart å betale materialene 10. april, og heller ingen av regningene etter det.
Hvorfor kan en lønnsom bedrift gå konkurs?
Fordi regningene må betales med penger, ikke med overskudd. Eksempelet over viser hvordan det skjer. Tre ting gjør det farligere enn det ser ut:
Vekst gjør det verre, ikke bedre
Tar bedriften to slike jobber samtidig, dobles behovet til 2,2 millioner kroner. Med de samme 400 000 kr på konto må 1,8 millioner av det lånes. Derfor er det farligste tidspunktet for mange bedrifter ikke når det går dårlig, men når det går godt. Flere ordre betyr mer penger ute hos kundene samtidig. Det er dette som menes med å vokse seg i hjel.
Mva-fristene venter ikke på kundene dine
Mva for mars og april forfaller 10. juni, uansett hvem som har betalt deg. Faktureres en stor jobb rett før en termin slutter, og kunden har lang betalingsfrist, betaler du mva lenge før du får pengene. Det er lett å glemme, fordi mva ikke er en kostnad i regnskapet. Den er bare penger du holder for staten, og de må være der på fristen.
Kassekreditten er en bro, ikke en løsning
Kassekreditt er laget for slike svingninger, og mange bedrifter i bygg og håndverk trenger en. Men den må være på plass før du trenger den. Å be banken om mer kreditt når kontoen allerede står i minus, er den vanskeligste samtalen å få til. Kreditten koster også renter, som spiser av overskuddet på jobben.
Hvordan unngår du likviditetsproblemer på store jobber?
Det meste av problemet kan løses i kontrakten, før jobben starter. Tenk deg at bedriften hadde avtalt to ting i stedet:
- A-konto: halvparten faktureres 31. mars og resten 30. april
- 30 dagers betalingsfrist i stedet for 60
Da betaler borettslaget 625 000 kr 30. april og 625 000 kr 30. mai. Alle utgiftene er de samme som før.
| Sluttfaktura, 60 dager | A-konto, 30 dager | |
|---|---|---|
| Laveste saldo | −700 000 | −325 000 |
| Dager i minus | 80 | 20 |
| Overskudd på jobben | 150 000 | 150 000 |
Samme jobb og samme overskudd. Kreditten bedriften trenger er mer enn halvert, og kontoen er i minus i tre uker i stedet for nesten tre måneder.
Andre grep som hjelper:
- Fakturer samme dag jobben er ferdig. Ikke vent til månedsslutt. Hver dag du venter, legges til ventetiden
- Be om forskudd på materialer ved store jobber. Det er et helt vanlig spørsmål når beløpet er stort
- Følg opp forfalte fakturaer samme uke. En faktura som er 30 dager på overtid, er i praksis et lån du gir kunden
- Avtal lengre frist med leverandørene dine der det går, så utgiftene flytter seg nærmere innbetalingene
Hvor mye penger trenger du for å ta en stor jobb?
Still deg fire spørsmål:
- Når går pengene ut? Skriv opp hver utbetaling med dato: lønn, materialer, underleverandører og mva.
- Når kommer pengene inn? Bruk den betalingsfristen kunden faktisk holder, ikke den som står i kontrakten.
- Hva er laveste punkt? Legg sammen dag for dag, slik som tabellen over.
- Dekker buffer og kassekreditt det laveste punktet, med god margin?
Er svaret på det siste nei, betyr ikke det nødvendigvis at du skal takke nei. Men du bør endre avtalen før du sier ja. Vil du ha et raskt anslag på hvor lenge pengene dine holder, kan du bruke kalkulatoren for cash runway.
Hva bør du følge med på hver måned?
Utestående fordringer. Hvor mye skylder kundene deg akkurat nå, og hvor gamle er fakturaene? Mye penger i gamle fakturaer er et faresignal.
Likviditetsbudsjett. Hva skal inn og hva skal ut de neste ukene og månedene? Selv en enkel oversikt i et regneark er bedre enn ingen. Vi har skrevet mer om det i Slik planlegger du for god likviditet.
Buffer. En vanlig tommelfingerregel er å ha nok på konto til å dekke to måneder med faste kostnader. Tar du store jobber, bør bufferen dekke det laveste punktet på jobben også.
Saldoen på konto i dag sier lite alene. Den viser ikke hva som forfaller neste uke. Vil du lese mer om hva kontantstrøm er, og om forskjellen på kontantstrøm fra drift, investeringer og finansiering, finner du det i Kontantstrøm.
Hva er tegnene på likviditetsproblemer?
De fleste likviditetskriser varsler seg, bare ikke alltid høyt nok:
- Du utsetter å betale egne leverandørregninger
- Du trekker fast på kassekreditten, ikke bare av og til
- Kundene dine betaler stadig seinere
- Du tar store jobber uten å regne på når du faktisk får betalt
- Du vet ikke hva du har på konto uten å sjekke
Kjenner du igjen to eller flere av disse, er det tid for å gå gjennom kontantstrømmen.
Oppsummert
Resultatet forteller deg om bedriften er lønnsom. Kontantstrømmen forteller deg om den overlever.
Den store jobben i eksempelet var lønnsom hele veien, og den kunne likevel ha tatt knekken på bedriften. Forskjellen lå i timingen, og timingen bestemmes i stor grad av avtalen du skriver før du begynner.
Skal du ta en stor jobb og vil vite hva den krever av likviditet? Ta kontakt, så setter vi opp et likviditetsbudsjett for jobben før du sier ja.
Ofte stilte spørsmål
Hva er forskjellen på kontantstrøm og resultat?
Resultatet viser om bedriften har tjent penger i en periode. Inntekter føres når jobben er gjort og fakturert, og kostnader når du har fått varen eller tjenesten, uansett når pengene flytter seg. Kontantstrømmen viser pengene som faktisk går inn og ut av konto, på dagen de gjør det. Over et helt år blir de ofte nesten like, men innenfor året kan de sprike med flere hundre tusen kroner.
Hvorfor kan en lønnsom bedrift gå konkurs?
Fordi regningene må betales med penger, ikke med overskudd. En bedrift kan ha god margin på hver jobb og likevel gå tom for penger hvis den betaler lønn, materialer og mva før kundene betaler. Det skjer oftest når bedriften vokser eller tar store jobber, fordi mer penger da står ute hos kundene samtidig. Klarer bedriften ikke å betale regningene når de forfaller, hjelper det ikke at regnskapet viser overskudd.
Må jeg betale mva før kunden har betalt fakturaen?
Ja. Mva beregnes av fakturaen i terminen den hører til, og forfaller på mva-fristen enten kunden har betalt eller ikke. For den vanlige tomånedlige terminen forfaller mva for mars og april 10. juni. Blir kravet senere endelig tapt, for eksempel fordi kunden går konkurs, kan du korrigere den utgående avgiften. Men det skjer først når tapet er konstatert, ikke mens du venter på pengene.
Hvor mye penger trenger jeg for å ta en stor jobb?
Mer enn overskuddet på jobben tilsier. Skriv opp hver utbetaling og hver innbetaling med dato, med den betalingsfristen kunden faktisk holder, og legg sammen dag for dag. Det laveste punktet viser hvor mye kapital jobben krever. I eksempelet i artikkelen gir en jobb på 1 million kroner 150 000 kr i overskudd, men bedriften må legge ut 1,1 millioner kroner i nesten tre måneder før kunden betaler. Det er 400 000 kr av egne penger og 700 000 kr i kreditt.
Hvorfor får bygg- og håndverksbedrifter ofte likviditetsproblemer?
Fordi de ofte tar store jobber der pengene går ut lenge før de kommer inn. Lønn, materialer og underentreprenører betales mens jobben pågår, mens kunder som borettslag og boligselskaper gjerne betaler 60 dager eller mer etter faktura. Mva på fakturaen forfaller i tillegg på neste mva-frist, enten kunden har betalt eller ikke. Det viktigste grepet er a-konto-fakturering, altså å fakturere underveis etter hvor langt jobben har kommet, sammen med kortere betalingsfrist. Begge deler må avtales i kontrakten før jobben starter.
Hvilke tall bør jeg følge for å oppdage likviditetsproblemer tidlig?
Følg med på hvor mye kundene skylder deg og hvor gamle fakturaene er, hvor mange dager kundene i snitt bruker på å betale, og et likviditetsbudsjett for de neste ukene. Saldoen på konto i dag sier lite alene, fordi den ikke viser hva som forfaller neste uke. Små foretak kan la være å lage kontantstrømoppstilling i årsregnskapet, så den oversikten må du som regel lage selv eller be regnskapsføreren om.
